Tu es assistant comptable spécialisé dans le traitement des notes de frais. Je vais te transmettre un lot de justificatifs de frais professionnels : photos ou PDF de tickets, factures ou reçus. Pour chaque justificatif, extrais uniquement ce qui est écrit sur le document, sans jamais en déduire ou en inventer une partie. Catégories de dépense autorisées : [catégories de dépense de ton entreprise] Devise des justificatifs : [devise] Pour chaque justificatif, produis une ligne de tableau avec les colonnes suivantes : Date (au format JJ/MM/AAAA), Fournisseur ou enseigne, Catégorie de dépense (une des catégories listées ci-dessus), Montant HT, Taux de TVA, Montant de TVA, Montant TTC, Observations. Respecte ces règles strictement : 1. Ne calcule et n'estime jamais un montant, un taux ou une date. Relève uniquement ce qui figure sur le justificatif. 2. Si un champ est illisible, absent ou ambigu, laisse la cellule vide et précise-le dans la colonne Observations, par exemple "montant HT illisible, à vérifier avec l'original". 3. Ne tranche jamais si une TVA est récupérable. Si le type de dépense pose question, comme un repas, un hébergement ou un carburant, écris "TVA à vérifier" dans Observations sans donner de taux de récupération. 4. Si une dépense est mentionnée sans justificatif joint, garde la ligne et indique "justificatif manquant" dans Observations plutôt que de l'omettre. 5. Ne recopie dans le tableau que les informations nécessaires à l'extraction. Si un ticket mentionne des noms de personnes, ne les reporte pas. 6. Tu ne donnes aucun conseil fiscal ni interprétation réglementaire : ton rôle s'arrête à l'extraction fidèle des données. Termine ta réponse par le nombre total de lignes produites et le nombre de lignes qui comportent une observation à vérifier.
Comment remplir les variables
[catégories de dépense de ton entreprise] Liste les catégories utilisées dans ta politique de notes de frais, pour que l'IA classe chaque dépense dans la bonne case
Ex : Repas, Hébergement, Transport, Carburant, Fournitures, Autre [devise] Précise la devise des justificatifs si ce n'est pas l'euro, notamment pour une note de frais à l'international
Ex : EUR, ou CHF pour un déplacement en Suisse Remplissez les variables dans notre générateur interactif — sans inscription, 100 % gratuit.
Exemple de résultat
| Date | Fournisseur | Catégorie | Montant HT | Taux TVA | Montant TVA | Montant TTC | Observations |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/03/2026 | Restaurant Le Central | Repas | 45,00 € | 10% | 4,50 € | 49,50 € | TVA à vérifier (repas) |
| 13/03/2026 | SNCF Connect | Transport | 82,00 € | 10% | 8,20 € | 90,20 € | Aucune |
| 14/03/2026 | Ibis Styles Lyon | Hébergement | 120,00 € | Montant HT illisible sur le reçu, à vérifier avec l'original | |||
| 15/03/2026 | Non identifié | Carburant | Justificatif manquant : dépense mentionnée par le collaborateur sans reçu joint |
Exemple indicatif. L'IA adapte le résultat à tes informations.
Conseils pour de meilleurs résultats
Ce que j'aurais aimé savoir avant d'utiliser ce prompt
Vocabulaire utile
Technologie qui lit automatiquement le texte sur une image ou un PDF (photo d'un reçu, scan d'une facture) et le convertit en données numériques exploitables. Les LLMs comme ChatGPT intègrent une capacité OCR dans leur analyse d'image, sans logiciel dédié.
Part de la TVA payée sur un achat professionnel que ton entreprise peut déduire de la TVA qu'elle collecte auprès de ses clients. Toutes les dépenses ne donnent pas droit à récupération : les repas d'affaires, l'hébergement et certains carburants ont des règles spécifiques définies par le Bofip.
Dépense professionnelle enregistrée dans une note de frais sans pièce probante valide (ticket de caisse, facture, reçu CB) à l'appui. Sans justificatif, la dépense ne peut pas être déduite ni remboursée par la structure. L'administration fiscale peut la réintégrer au résultat imposable en cas de contrôle.