Cartographier les compétences de ton équipe avec l'IA en 35 min
Construis une matrice de compétences complète pour ton équipe en 35 min : inventaire par collaborateur, tableau de niveaux et écarts critiques prêts dans Google Sheets.
Tu sais qui fait quoi dans ton équipe, mais pas vraiment qui sait quoi faire. Cette différence devient concrète quand un projet clé arrive et que tu réalises que personne ne maîtrise la compétence critique, ou que trois personnes font la même chose sans le savoir. Avec Claude et Google Sheets, tu passes de cette intuition floue à une cartographie utilisable en moins d'une heure.
Ce qu'il te faut avant de commencer
Tu gères une équipe et tu dois prendre des décisions sur les formations, les recrutements ou la répartition des projets. Mais ta vision des compétences disponibles repose sur ton expérience des dossiers traités, pas sur une vue d'ensemble structurée. Ce tuto te donne la méthode pour construire cette vue : une matrice qui montre, poste par poste et compétence par compétence, où ton équipe est forte et où elle est exposée. Le résultat final est un tableau Google Sheets que tu peux partager avec ta direction ou utiliser directement lors de ton prochain entretien RH.
Avant de démarrer, prépare trois choses. D'abord, la liste des membres de ton équipe avec leur intitulé de poste (un document texte ou une liste dans un email suffit). Ensuite, une idée des compétences clés de ton périmètre : tu n'as pas besoin d'une liste exhaustive, Claude t'aidera à la structurer. Enfin, un accès à Claude (claude.ai, version gratuite suffisante) et à Google Sheets pour la mise en forme finale. Compte 35 minutes de travail actif, dont une bonne partie de lecture et d'ajustements.
Tu vas dérouler 4 étapes. La première construit le référentiel de compétences de ton périmètre. La deuxième produit l'évaluation individuelle de chaque membre. La troisième assemble la matrice consolidée et fait apparaître les écarts. La quatrième te donne la liste des priorités RH à traiter, avec un format prêt pour Google Sheets.
Une bonne matrice de compétences ne sert à rien si elle reste un document figé. Quand tu obtiens ton tableau final, relis-le avec la question suivante : si un projet urgent démarre demain dans ton domaine, qui peut le porter et sur quelles compétences tu es découvert ? Si tu ne peux pas répondre clairement à cette question avec le tableau sous les yeux, c'est que les compétences listées sont trop vagues. Tu peux relancer l'étape 1 avec des compétences plus granulaires. Le tableau produit est directement exploitable dans Google Sheets et peut servir de base pour un entretien de développement individuel, un arbitrage de formation ou une demande de recrutement argumentée.
Définir le référentiel de compétences
~8 minRésultat attendu : Tu as une liste de 12 à 18 compétences regroupées en 3 à 5 familles, chacune formulée de façon précise et évaluable lors d'un entretien ou sur la base du travail observé.
✋ Avant de continuer
Lis le référentiel complet et fais un premier tri actif. Claude va proposer entre 20 et 30 compétences : c'est trop pour une matrice opérationnelle. Ton objectif est d'arriver à 12 à 18 compétences maximum, celles qui différencient vraiment les membres de ton équipe.
Supprime les compétences qui s'appliquent à tout le monde au même niveau (personne ne sera différencié sur "utiliser la suite Office"). Supprime aussi les compétences trop vagues pour être évaluées ("sens du relationnel"). Si une famille entière te semble hors sujet par rapport à tes projets réels, retire-la.
Note le référentiel retenu dans un document à part : tu en auras besoin dès l'étape 2.
Évaluer chaque collaborateur sur le référentiel
~12 minRésultat attendu : Tu as un tableau d'évaluation complet pour chacun de tes collaborateurs, avec des notes 1 à 4 justifiées et au maximum 3 notes à confirmer par personne.
✋ Avant de continuer
Cette étape se répète une fois par collaborateur. Lance le prompt autant de fois que tu as de membres dans ton équipe, en changeant les variables à chaque passe. Pour une équipe de 6 personnes, compte 10 à 12 minutes au total pour cette étape.
À chaque sortie, fais deux choses avant de passer au collaborateur suivant. D'abord, vérifie les notes à confirmer : si Claude en propose plus de 3 pour un même collaborateur, c'est que tu n'as pas assez de matière sur cette personne. Note mentalement ce que tu dois observer dans les prochaines semaines. Ensuite, ajuste les notes qui ne correspondent pas à ton expérience directe : Claude travaille sur ce que tu lui as décrit, et tu peux avoir oublié un projet significatif. Modifie directement dans le tableau avant de copier.
Copie chaque tableau dans un fichier texte ou un onglet Google Sheets temporaire. Tu consolideras à l'étape 3.
Assembler la matrice et identifier les écarts critiques
~8 minRésultat attendu : Tu as une matrice lisible dans Google Sheets avec les notes de chaque collaborateur sur chaque compétence, et une liste de 3 à 5 écarts critiques documentés avec leur impact.
✋ Avant de continuer
Ouvre Google Sheets et colle la matrice produite par Claude. La mise en forme markdown ne colle pas parfaitement : tu devras ajuster les colonnes et nettoyer les séparateurs. Compte 3 à 5 minutes pour cette mise en forme.
Une fois le tableau en place, surligne les cellules avec une note 1 en rouge et les notes 4 en vert. Cela te donne immédiatement la carte visuelle des forces et des fragilités. Regarde si les écarts critiques listés par Claude correspondent à ce que tu ressens comme responsable : si un écart te surprend, c'est soit que les observations que tu as fournies à l'étape 2 étaient incomplètes, soit que Claude a sur- ou sous-pondéré une compétence. Dans ce cas, corrige la note directement dans le tableau.
Traduire les écarts en priorités RH actionnables
~7 minRésultat attendu : Tu as un tableau d'actions RH priorisées, avec une estimation de délai et de coût pour chaque écart critique, et tu as éliminé ou mis de côté les actions non faisables dans ton contexte immédiat.
✋ Avant de continuer
Le tableau produit par Claude est un point de départ, pas une décision. Avant de le copier dans ton Google Sheets final, passe en revue chaque action recommandée avec une question : est-ce que je peux la porter politiquement dans les 3 prochains mois ?
Certaines recommandations seront techniquement correctes mais pas faisables (un recrutement sur un écart que la DRH n'a pas encore validé, une formation longue sur un budget déjà engagé). Barre ces lignes ou déplace-les dans une colonne À valider plutôt que de les supprimer : elles serviront pour la prochaine révision de la matrice.
Colle le tableau final dans ton Google Sheets, sous la matrice de l'étape 3. Tu as maintenant un document de 2 onglets : la cartographie et les priorités. C'est ce que tu peux présenter en CODIR ou partager avec ta direction RH.
Tout ce qu'il faut savoir
Est-ce que ce tuto prend vraiment 35 minutes ou est-ce sous-estimé ?
35 minutes, c'est le temps si tu as déjà une vision claire de ton équipe et de ses projets récents. Si tu dois retrouver des notes d'entretiens ou réfléchir aux observations par collaborateur, compte 45 à 60 minutes pour une première utilisation. L'étape qui varie le plus est l'étape 2 : pour une équipe de 8 personnes ou plus, elle peut dépasser 15 minutes même en allant vite.
Pourquoi utiliser Claude plutôt que ChatGPT pour ce workflow ?
Claude est particulièrement adapté pour les tâches qui demandent une sortie structurée et reproductible sur plusieurs passages consécutifs. Dans ce tuto, tu relances le même prompt d'évaluation autant de fois que tu as de collaborateurs : Claude maintient le format tableau de manière fiable entre les passes. ChatGPT fonctionne aussi, mais la consistance du format peut varier davantage, ce qui complique la consolidation à l'étape 3.
Peut-on utiliser ce workflow pour un autre type d'équipe que les RH ?
Oui, la méthode s'applique à n'importe quelle équipe fonctionnelle : équipe commerciale, équipe marketing, équipe IT, équipe finance. La seule chose à adapter est le contexte que tu fournis à l'étape 1 (secteur, postes, projets types). Le référentiel de compétences sera différent, mais le reste du workflow est identique. Les équipes dont les métiers sont bien définis (code, comptabilité, logistique) obtiennent généralement de meilleurs référentiels que les équipes aux missions très transverses.
Que faire si les collaborateurs découvrent cette matrice et la contestent ?
La matrice produite dans ce tuto est une évaluation managériale, pas une évaluation partagée. Si tu comptes la partager avec ton équipe, prévois une étape supplémentaire d'autoévaluation : demande à chaque collaborateur de remplir sa propre grille avant de lui montrer la tienne. Le croisement des deux visions est souvent plus riche que la matrice seule. En revanche, si tu l'utilises uniquement pour tes arbitrages RH internes, la question ne se pose pas.
Quel est le prérequis minimum pour que ce workflow fonctionne ?
Tu dois avoir observé chaque collaborateur sur au moins un projet concret dans les 6 derniers mois. Si ce n'est pas le cas pour une ou plusieurs personnes (nouvelle arrivée, poste très autonome), le prompt d'évaluation de l'étape 2 va générer beaucoup de notes à confirmer et le résultat sera peu exploitable. Pour ces personnes, mieux vaut prévoir un court entretien d'observation avant de lancer ce tuto.
Ce que tu obtiens
Une matrice de compétences complète dans Google Sheets : les collaborateurs en colonnes, les compétences en lignes, les notes 1 à 4 dans les cellules, avec une colonne de moyenne et un surlignage visuel. En dessous, un tableau de priorités RH avec les actions recommandées, leur délai et leur coût estimé.
Ce que j'aurais aimé savoir avant
Glossaire
Tableau qui croise les membres d'une équipe avec les compétences requises sur leur périmètre, en attribuant un niveau de maîtrise à chaque croisement. Outil de base de la gestion prévisionnelle des compétences.
Démarche RH qui anticipe les écarts entre les compétences disponibles dans l'entreprise et celles nécessaires pour atteindre les objectifs à 2 ou 3 ans. Obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés sous la loi Borloo.
Liste structurée des compétences attendues sur un périmètre métier donné, regroupées en familles, qui sert de base commune pour évaluer et comparer les membres d'une équipe. Sans référentiel partagé, chaque manager évalue selon ses propres critères.
La cartographie des compétences d'une équipe, aussi appelée matrice de compétences, est un outil RH qui recense les niveaux de maîtrise de chaque collaborateur sur un ensemble de compétences définies. Pour construire une matrice de compétences avec l'IA en 35 minutes, le workflow enchaîne quatre étapes avec Claude et Google Sheets : définir un référentiel de compétences adapté au périmètre (12 à 18 compétences), évaluer chaque collaborateur sur une grille 1 à 4 en lui fournissant tes observations directes, assembler la matrice consolidée avec identification automatique des écarts où la moyenne est inférieure à 2,5 ou où aucun expert n'existe, puis traduire ces écarts en actions RH priorisées (formation, mentorat, recrutement). Le livrable final est un fichier Google Sheets en deux parties : la matrice et le plan d'actions, présentable en CODIR ou utilisable en entretien de développement individuel.
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