Tu es un assistant spécialisé en gestion de la communication professionnelle. J'ai une boîte mail avec [nombre d'emails non lus] messages non lus. Voici les 50 emails que je considère potentiellement importants (expéditeur + objet + date) : [liste des 50 emails : expéditeur | objet | date] Mon contexte professionnel : - Mon poste : [intitulé de poste] - Mes priorités actuelles : [2-3 priorités actuelles] - Les personnes avec qui je travaille le plus : [liste des noms ou fonctions] Effectue les opérations suivantes : 1. CATÉGORISATION Classe les 50 emails en 4 catégories : A. Traiter aujourd'hui (action urgente ou bloquante) B. Traiter cette semaine (important mais non urgent) C. Lire quand j'ai le temps (information utile, pas d'action) D. Archiver ou supprimer (sans valeur pour mes priorités actuelles) 2. PLAN DE TRAITEMENT Pour la catégorie A, donne-moi un ordre de traitement précis avec le temps estimé pour chacun et le type de réponse attendu (réponse courte / réponse détaillée / transfert / action externe). 3. RECOMMANDATIONS Identifie 2-3 patterns dans ces emails (ex : type d'expéditeur qui génère trop de messages, sujets récurrents) et propose des règles de filtrage à mettre en place. Format : tableau pour la catégorisation, liste numérotée pour le plan de traitement, bullets pour les recommandations.
Comment remplir les variables
[nombre d'emails non lus] Le nombre total d'emails non lus dans ta boîte au moment du tri
Ex: 127 emails non lus [liste des 50 emails : expéditeur | objet | date] Les 50 emails que tu considères potentiellement importants, au format : Expéditeur | Objet | Date — un par ligne
Ex:
Marc Dupont | Validation budget Q3 | 8 juin
RH | Entretien annuel à planifier | 7 juin
Direction | Note de service | 6 juin [intitulé de poste] Ton titre professionnel actuel pour contextualiser le tri
Ex: Assistante de direction, Office manager, Responsable administrative [2-3 priorités actuelles] Les projets ou sujets sur lesquels tu travailles vraiment cette semaine — pas une liste exhaustive, les vrais enjeux seulement
Ex: Clôture budgétaire Q2, préparation séminaire annuel, recrutement assistant junior [liste des noms ou fonctions] Les personnes ou fonctions avec qui tu travailles le plus et dont les emails ont un poids particulier
Ex: DG Sophie Martin, DRH Luc Bernard, équipe comptabilité, prestataires IT Exemple de résultat
| Catégorie | Raison | Action | |
|---|---|---|---|
| Marc Dupont - Validation budget Q3 | A | Bloquant pour l'équipe, attente depuis 3j | Répondre aujourd'hui |
| RH - Entretien annuel à planifier | B | Deadline dans 15 jours | Planifier ce jeudi |
| Info - Webinaire Salesforce | C | Utile mais pas urgent | Lire vendredi matin |
| Newsletter IA Weekly | D | Hors priorités actuelles | Archiver |
Exemple indicatif. L'IA adapte le résultat à tes informations.
Conseils pour de meilleurs résultats
Ce que j'aurais aimé savoir avant d'utiliser ce prompt
Vocabulaire utile
Méthode de gestion de la boîte de réception qui consiste à classer chaque email entrant selon son urgence et sa nature (action requise, information, à déléguer, à supprimer) avant de le traiter. L'objectif est de ne pas mélanger la lecture et le traitement des emails.
Approche de gestion des emails qui vise à maintenir la boîte de réception vide ou quasi-vide en permanence. Chaque email lu est immédiatement traité, archivé, délégué ou supprimé. L'objectif n'est pas d'y passer plus de temps, mais d'éliminer l'anxiété liée à une boîte pleine.
Outil de priorisation des tâches qui classe les actions selon deux axes : l'urgence (doit être fait maintenant ou peut attendre) et l'importance (impact réel sur les objectifs). Produit 4 quadrants : Urgent+Important (faire), Important+Non urgent (planifier), Urgent+Non important (déléguer), Non urgent+Non important (éliminer).
La priorisation consiste à classer des tâches ou des informations par ordre d'importance et d'urgence. Elle te permet de savoir par quoi commencer sans perdre de temps à tout traiter en même temps.
Une règle de filtrage est un paramètre automatique dans ton client mail qui trie ou déplace les emails entrants selon des critères définis (expéditeur, mot-clé, objet). Elle évite l'accumulation manuelle.
Une grille de décision est un tableau qui associe chaque email à une action (répondre, archiver, supprimer, déléguer) selon des critères précis comme l'expéditeur ou le niveau d'urgence.