Je dois trier [nombre] emails accumulés depuis [x jours]. Aide-moi à définir une stratégie de tri efficace. Contexte : - Mon rôle : [assistant(e) de direction / office manager / autre] - Mes priorités actuelles : [projet 1], [projet 2], [deadline importante] - Temps disponible pour le tri : [ex. 45 minutes] Crée-moi : 1. Une grille de décision rapide (garde / réponds / archive / supprime / délègue) avec les critères pour chaque case 2. Un ordre de traitement par catégorie (emails de mon manager > clients > fournisseurs…) 3. 3 règles de filtrage à créer dans mon client mail pour éviter la prochaine accumulation 4. Un template de réponse rapide pour les emails "je prends note, je reviens vers toi" Adapte les conseils à [Gmail / Outlook , précise].
Comment remplir les variables
[nombre] Le total d'emails non lus actuellement dans ta boite principale
Ex: 247 [x jours] Depuis combien de jours ces emails se sont accumules
Ex: 8 jours [role] Ton rôle précis dans l'organisation, qui permet à l'IA de comprendre quels emails te concernent vraiment
Ex: assistante de direction d'un cabinet de conseil de 40 personnes [projets] Les 2-4 projets ou dossiers actifs en ce moment, qui serviront de critères de tri
Ex: seminaire annuel de juin, demenagement de bureau, appel d'offres prestataire IT [temps] Le créneau réel dont tu disposes pour traiter cette boîte en une fois
Ex: 45 minutes [client mail] L'application que tu utilises pour lire tes mails, car les règles de filtrage varient selon l'outil
Ex: Outlook 365 Remplissez les variables dans notre générateur interactif — sans inscription, 100 % gratuit.
Exemple de résultat
Exemple indicatif. L'IA adapte le résultat à tes informations.
Conseils pour de meilleurs résultats
Ce que j'aurais aimé savoir avant d'utiliser ce prompt
Vocabulaire utile
Une grille de décision est un tableau qui associe chaque email à une action (répondre, archiver, supprimer, déléguer) selon des critères précis comme l'expéditeur ou le niveau d'urgence.
Une règle de filtrage est un paramètre automatique dans ton client mail qui trie ou déplace les emails entrants selon des critères définis (expéditeur, mot-clé, objet). Elle évite l'accumulation manuelle.
Un template de réponse est un modèle d'email pré-rédigé que tu peux réutiliser pour les messages récurrents. Il te fait gagner du temps sur les réponses standard comme les accusés de réception.