Tu es un consultant expert en organisation du travail et productivité. Je veux construire un système durable de gestion de ma boîte email pour ne plus jamais me retrouver avec plus de 50 emails non lus. Mon contexte : - Client email : [Gmail / Outlook / autre] - Volume quotidien moyen : [nombre d'emails reçus par jour] - Catégories principales d'emails que je reçois : [liste des types d'emails récurrents] - Temps que je veux consacrer à ma boîte par jour : [nombre de minutes] - Principaux problèmes actuels : [problèmes que tu rencontres] Construis-moi un système complet en 4 parties : PARTIE 1 — ARCHITECTURE DE DOSSIERS Propose une arborescence de dossiers adaptée à mon profil (5 à 8 dossiers maximum, avec leur logique de classement). PARTIE 2 — RÈGLES DE FILTRAGE AUTOMATIQUE Rédige 8 à 10 règles de filtrage automatique précises et applicables dans [Gmail / Outlook], en format : SI [condition] → ALORS [action]. Pour chaque règle, indique le gain de temps estimé par semaine. PARTIE 3 — PROTOCOLE DE TRAITEMENT QUOTIDIEN Définis un protocole en 3 créneaux maximum par jour (heure conseillée, durée, actions à effectuer dans cet ordre). Ce protocole doit respecter ma contrainte de [nombre de minutes] par jour. PARTIE 4 — RÈGLES DE RÉPONSE Formule 5 règles personnelles de réponse aux emails (ex : délai maximum de réponse selon la catégorie, format des réponses courtes, cas où je ne réponds pas). Ces règles doivent être réalistes pour mon volume. Format final : pour chaque partie, utilise des titres clairs et des listes structurées. Termine par un résumé d'une page 'Mon système email en bref' que je peux imprimer ou épingler.
Comment remplir les variables
[Gmail / Outlook / autre] Le logiciel ou service que tu utilises pour gérer ta messagerie — important car les règles de filtrage varient selon le client
Ex: Gmail, Outlook 365, Apple Mail, Thunderbird [nombre d'emails reçus par jour] Estimation du nombre d'emails que tu reçois chaque jour ouvré
Ex: 40-50 emails par jour, dont 20 newsletters et listes de diffusion [liste des types d'emails récurrents] Les grands types d'emails que tu reçois régulièrement — c'est la base des règles de filtrage
Ex: emails de l'équipe, newsletters RH, demandes fournisseurs, validations de l'équipe, notes de service direction, alertes outils [nombre de minutes] Le temps réaliste que tu veux consacrer à ta boîte email chaque jour — le protocole sera construit autour de cette contrainte
Ex: 45 minutes par jour au total, 1 heure maximum [problèmes que tu rencontres] Les frustrations concrètes que tu vis avec ta boîte email — elles orientent les recommandations
Ex: je rate des emails importants noyés dans les newsletters, je ne sais pas quand répondre, j'ouvre ma boîte toutes les 10 minutes Exemple de résultat
Exemple indicatif. L'IA adapte le résultat à tes informations.
Conseils pour de meilleurs résultats
Ce que j'aurais aimé savoir avant d'utiliser ce prompt
Vocabulaire utile
Méthode de gestion de la boîte de réception qui consiste à classer chaque email entrant selon son urgence et sa nature (action requise, information, à déléguer, à supprimer) avant de le traiter. L'objectif est de ne pas mélanger la lecture et le traitement des emails.
Approche de gestion des emails qui vise à maintenir la boîte de réception vide ou quasi-vide en permanence. Chaque email lu est immédiatement traité, archivé, délégué ou supprimé. L'objectif n'est pas d'y passer plus de temps, mais d'éliminer l'anxiété liée à une boîte pleine.
Outil de priorisation des tâches qui classe les actions selon deux axes : l'urgence (doit être fait maintenant ou peut attendre) et l'importance (impact réel sur les objectifs). Produit 4 quadrants : Urgent+Important (faire), Important+Non urgent (planifier), Urgent+Non important (déléguer), Non urgent+Non important (éliminer).
La priorisation consiste à classer des tâches ou des informations par ordre d'importance et d'urgence. Elle te permet de savoir par quoi commencer sans perdre de temps à tout traiter en même temps.
Une règle de filtrage est un paramètre automatique dans ton client mail qui trie ou déplace les emails entrants selon des critères définis (expéditeur, mot-clé, objet). Elle évite l'accumulation manuelle.
Une grille de décision est un tableau qui associe chaque email à une action (répondre, archiver, supprimer, déléguer) selon des critères précis comme l'expéditeur ou le niveau d'urgence.