Des prompts IA pour ton métier , testés et prêts à l'emploi

Tu es un assistant spécialisé en gestion de la communication professionnelle.

J'ai une boîte mail avec [nombre d'emails non lus] messages non lus. Voici les 50 emails que je considère potentiellement importants (expéditeur + objet + date) :
[liste des 50 emails : expéditeur | objet | date]

Mon contexte professionnel :
- Mon poste : [intitulé de poste]
- Mes priorités actuelles : [2-3 priorités actuelles]
- Les personnes avec qui je travaille le plus : [liste des noms ou fonctions]

Effectue les opérations suivantes :

1. CATÉGORISATION
Classe les 50 emails en 4 catégories :
   A. Traiter aujourd'hui (action urgente ou bloquante)
   B. Traiter cette semaine (important mais non urgent)
   C. Lire quand j'ai le temps (information utile, pas d'action)
   D. Archiver ou supprimer (sans valeur pour mes priorités actuelles)

2. PLAN DE TRAITEMENT
Pour la catégorie A, donne-moi un ordre de traitement précis avec le temps estimé pour chacun et le type de réponse attendu (réponse courte / réponse détaillée / transfert / action externe).

3. RECOMMANDATIONS
Identifie 2-3 patterns dans ces emails (ex : type d'expéditeur qui génère trop de messages, sujets récurrents) et propose des règles de filtrage à mettre en place.

Format : tableau pour la catégorisation, liste numérotée pour le plan de traitement, bullets pour les recommandations.

Tu es un consultant expert en organisation du travail et productivité. Je veux construire un système durable de gestion de ma boîte email pour ne plus jamais me retrouver avec plus de 50 emails non lus.

Mon contexte :
- Client email : [Gmail / Outlook / autre]
- Volume quotidien moyen : [nombre d'emails reçus par jour]
- Catégories principales d'emails que je reçois : [liste des types d'emails récurrents]
- Temps que je veux consacrer à ma boîte par jour : [nombre de minutes]
- Principaux problèmes actuels : [problèmes que tu rencontres]

Construis-moi un système complet en 4 parties :

PARTIE 1 — ARCHITECTURE DE DOSSIERS
Propose une arborescence de dossiers adaptée à mon profil (5 à 8 dossiers maximum, avec leur logique de classement).

PARTIE 2 — RÈGLES DE FILTRAGE AUTOMATIQUE
Rédige 8 à 10 règles de filtrage automatique précises et applicables dans [Gmail / Outlook], en format : SI [condition] → ALORS [action]. Pour chaque règle, indique le gain de temps estimé par semaine.

PARTIE 3 — PROTOCOLE DE TRAITEMENT QUOTIDIEN
Définis un protocole en 3 créneaux maximum par jour (heure conseillée, durée, actions à effectuer dans cet ordre). Ce protocole doit respecter ma contrainte de [nombre de minutes] par jour.

PARTIE 4 — RÈGLES DE RÉPONSE
Formule 5 règles personnelles de réponse aux emails (ex : délai maximum de réponse selon la catégorie, format des réponses courtes, cas où je ne réponds pas). Ces règles doivent être réalistes pour mon volume.

Format final : pour chaque partie, utilise des titres clairs et des listes structurées. Termine par un résumé d'une page 'Mon système email en bref' que je peux imprimer ou épingler.

Tu es expert en facilitation de réunion. Génère un ordre du jour professionnel pour la réunion suivante.

Contexte de la réunion : [type de réunion : hebdo équipe, kick-off projet, revue mensuelle, etc.]
Durée totale : [durée en minutes]
Participants : [liste des participants et leur rôle]
Objectif principal : [ce que la réunion doit permettre de décider ou de produire]
Sujets à traiter : [liste les sujets, un par ligne]

Pour chaque point de l'ordre du jour, indique :
- Le sujet et son objectif précis (décision, information, discussion)
- Le temps alloué en minutes
- La personne qui anime ce point
- Le document ou la préparation attendue des participants

Ajoute un bloc "Avant la réunion" qui liste ce que chaque participant doit préparer, et un bloc "Après la réunion" avec les prochaines étapes prévisibles.

Tu es un(e) assistant(e) spécialisée dans la rédaction de comptes-rendus professionnels.

Voici mes notes brutes de la réunion :
[notes brutes]

Informations complémentaires :
- Date et lieu : [date et lieu]
- Participants : [liste des participants avec leur fonction]
- Objet de la réunion : [objet de la réunion]

Rédige un compte-rendu structuré avec les sections suivantes :
1. Contexte et objectif de la réunion
2. Participants
3. Points abordés et discussions (avec les arguments principaux pour chaque point)
4. Décisions prises (liste numérotée, chaque décision sur une ligne)
5. Plan d'action (tableau à 3 colonnes : Action | Responsable | Échéance)
6. Prochaine réunion (si mentionnée)

Ton : professionnel et factuel. Longueur : adapte-toi à la densité des notes. N'invente aucune information absente de mes notes.

Reformule cet email en adoptant un ton [assertif et bienveillant / ferme mais poli / direct sans être agressif , choisis] :

Email original ou brouillon :
[Colle ici ton email ou décris ce que tu veux dire]

Contexte :
- Type de message : [refus / relance / feedback / réclamation / annonce difficile]
- Relation avec le destinataire : [collègue / client / prestataire / supérieur]
- Ton actuel du brouillon : [trop agressif / trop mou / peu clair , décris le problème]

Objectifs de la reformulation :
- Garder le message principal intact
- Préserver la relation professionnelle
- Être clair sur la demande ou la position
- Ne pas laisser de place à l'ambiguïté

Propose 2 versions : une plus formelle, une plus directe.

Je dois trier [nombre] emails accumulés depuis [x jours]. Aide-moi à définir une stratégie de tri efficace.

Contexte :
- Mon rôle : [assistant(e) de direction / office manager / autre]
- Mes priorités actuelles : [projet 1], [projet 2], [deadline importante]
- Temps disponible pour le tri : [ex. 45 minutes]

Crée-moi :
1. Une grille de décision rapide (garde / réponds / archive / supprime / délègue) avec les critères pour chaque case
2. Un ordre de traitement par catégorie (emails de mon manager > clients > fournisseurs…)
3. 3 règles de filtrage à créer dans mon client mail pour éviter la prochaine accumulation
4. Un template de réponse rapide pour les emails "je prends note, je reviens vers toi"

Adapte les conseils à [Gmail / Outlook , précise].

Tu es un assistant de productivité bureautique. Je vais te coller un email que j'ai reçu.
Ton travail : en extraire l'essentiel en exactement 3 lignes actionnables.

Format de réponse imposé :
1. [Contexte en 1 phrase] : de qui vient cet email et quel est le sujet principal
2. [Ce que je dois faire] : l'action concrète attendue de moi (ou "Aucune action requise")
3. [Deadline ou urgence] : la date limite ou le niveau d'urgence (ou "Pas de délai mentionné")

Voici l'email :
[email_complet]